Vous avez fait concevoir une signature. Vos appareils n’ont pas tous reçu la note.
Une signature courriel n’appartient pas à votre adresse. Elle appartient à l’appareil où quelqu’un l’a installée. Les autres envoient autre chose, ou rien du tout, et personne chez vous ne l’a jamais vérifié.
Une signature n’est pas rattachée à votre adresse
C’est l’hypothèse de départ de presque tout le monde, et elle est fausse. On imagine qu’une signature est une propriété de l’adresse courriel, comme le mot de passe : on la configure une fois et elle suit partout.
La documentation de Microsoft l’écrit noir sur blanc pour Outlook classique. Les signatures sont enregistrées localement sur l’appareil où elles ont été créées, et peuvent ne pas être disponibles quand vous utilisez le logiciel sur un autre appareil. La même documentation ajoute qu’une personne qui utilise à la fois le logiciel installé et la version consultée dans un navigateur doit créer sa signature dans les deux produits.
Autrement dit, le jour où vous avez fait installer votre belle signature, elle a été installée à un seul endroit. Sur le poste de bureau. Par la personne qui était assise devant.
Tous les autres points de départ de vos messages sont restés tels qu’ils étaient.
Trois signatures pour une seule personne
Faites le compte pour un seul de vos employés. Le résultat est presque toujours le même.
C’est celle que vous avez approuvée, celle que vous avez payée, et la seule que vous ayez jamais vue. Elle part avec les messages rédigés assis, au bureau, entre deux rendez-vous. C’est aussi, dans beaucoup de métiers, la minorité des messages envoyés.
Quand la même personne consulte ses courriels depuis un autre poste ou depuis la maison, elle passe par le navigateur. C’est un environnement distinct, avec ses propres réglages, et personne n’y a jamais rien installé. Les messages partent donc sans signature, ou avec une version tapée à la main un soir de dépannage.
C’est la plus répandue et la plus révélatrice. L’application de courriel d’un téléphone arrive avec une mention déjà écrite, qui annonce que le message a été envoyé depuis un appareil. Personne ne la retire, parce que personne ne la lit. Elle part donc à vos clients, à la place de votre nom d’entreprise et de votre numéro.
Et voici le détail qui rend la chose coûteuse. Les messages envoyés du téléphone ne sont pas les moins importants. Ce sont les plus rapides : la réponse donnée sur un chantier, la confirmation envoyée entre deux visites, le retour fait le soir même. Ce sont exactement les messages qui impressionnent un client, et ce sont ceux qui arrivent sans identité.
Une signature se conçoit en deux longueurs, pas en une
La réponse habituelle consiste à recopier la signature du bureau dans le téléphone. C’est mieux que rien et c’est quand même une erreur, parce qu’une signature dessinée pour un écran large occupe une part démesurée d’un écran de téléphone. Le lecteur fait défiler trois écrans de coordonnées pour retrouver le fil de la conversation.
Nous livrons donc deux longueurs d’une même signature, et la différence n’est pas cosmétique.
La version longue porte tout ce qui doit être disponible. Nom, fonction, entreprise, numéro, adresse, site, et le logo quand le contexte s’y prête. Elle s’installe dans le logiciel de bureau et dans le navigateur, ces deux environnements étant séparés.
La version courte porte ce qui permet de vous rappeler. Nom, fonction, entreprise, numéro. Quatre lignes, sans image, conçues pour tenir sous le pouce sans faire défiler. Elle remplace la mention du fabricant, qui est retirée.
Les deux disent la même chose sur l’essentiel. Même nom d’entreprise écrit de la même façon, même numéro dans la même forme, même fonction. Un client qui reçoit les deux dans la même semaine ne doit pas avoir l’impression d’écrire à deux personnes.
Cette page ne traite pas du comportement cliquable d’un numéro de téléphone sur un appareil mobile, ni de ce que devient une signature recopiée dans un long fil de réponses, ni du blocage des images par les messageries. Ces trois sujets ont leurs propres pages.
Pourquoi ce détail compte particulièrement ici
Granby compte 72 078 personnes sur 156,68 kilomètres carrés. C’est le chef-lieu de la MRC de La Haute-Yamaska, qui réunit huit municipalités membres, se situe aux portes de l’Estrie et se trouve à moins d’une heure de la métropole montréalaise.
Cette position décrit une réalité commerciale précise. Une entreprise de Granby travaille rarement uniquement à Granby. Elle sert la Haute-Yamaska, elle descend vers Montréal, elle remonte vers Sherbrooke. Ses gens sont sur la route une bonne partie de la semaine, et une bonne partie de leurs messages part d’ailleurs que du bureau.
C’est exactement la configuration où le problème décrit ici coûte le plus cher. Un client de Montréal qui ne vous a jamais rencontré reçoit d’abord une soumission bien signée, puis trois réponses rapides envoyées de la route, sans nom d’entreprise ni numéro. La rapidité le rassure, l’absence d’identité annule une partie du bénéfice, et il doit remonter dans ses courriels pour retrouver comment vous joindre.
Nous demandons un message par appareil, pas une description
Avant de dessiner quoi que ce soit, nous demandons quelque chose de très simple et qui prend deux minutes : que la même personne nous écrive un message depuis chaque endroit d’où elle écrit réellement. Le poste de bureau, le navigateur, le téléphone.
Ces trois messages répondent à des questions qu’aucune réunion ne résout. Combien de versions circulent pour une seule personne. Laquelle est la plus utilisée. Ce qui part quand personne n’a rien configuré. Et si l’écriture du nom de l’entreprise et la forme du numéro sont les mêmes partout, ce qui est rarement le cas.
Nous livrons ensuite les deux longueurs, avec une marche à suivre séparée par environnement, rédigée pour être suivie par quelqu’un qui n’est pas à l’aise avec les réglages. Et nous la livrons sous une forme que vous pouvez transmettre à toute l’équipe, parce que le problème se reproduit à chaque nouvel employé et à chaque changement de téléphone.
C’est le point que la plupart des entreprises découvrent trop tard : une signature n’est pas un livrable, c’est une consigne d’installation qui doit survivre au départ de la personne qui l’a mise en place.
Signature courriel à Granby
+ Pourquoi ma signature n’apparaît-elle pas quand j’écris depuis mon téléphone ?
Parce qu’une signature n’est pas rattachée à votre adresse, elle est enregistrée là où vous l’avez créée. La documentation de Microsoft l’écrit sans détour pour Outlook classique : les signatures sont stockées localement sur l’appareil où elles ont été créées et peuvent ne pas être disponibles ailleurs. Votre téléphone n’a donc jamais reçu celle de votre ordinateur. Il utilise la sienne, qui est le plus souvent celle installée par défaut.
+ Combien de signatures une personne a-t-elle en réalité ?
Presque toujours plus qu’une, et rarement moins de trois. Il y a celle du logiciel installé sur l’ordinateur, celle de la version consultée dans le navigateur, et celle de l’application du téléphone. Microsoft précise d’ailleurs qu’une personne qui utilise à la fois le logiciel et la version web doit créer sa signature dans les deux produits. À cela s’ajoute la possibilité de définir une signature différente pour les nouveaux messages et pour les réponses.
+ Que voit un client qui reçoit un message envoyé depuis un téléphone ?
Dans le meilleur des cas, une version courte et correcte de votre signature. Dans le cas le plus fréquent, la mention automatique installée par le fabricant de l’appareil, qui annonce simplement l’envoi depuis un téléphone. Dans le pire, rien du tout : le message se termine sur votre prénom, sans nom d’entreprise, sans numéro et sans moyen de vous rappeler. Le client ne sait pas que c’est un réglage, il voit un message moins soigné que le précédent.
+ Faut-il la même signature partout ?
Le même contenu, oui. La même longueur, non. Une signature conçue pour un écran large occupe une part démesurée d’un écran de téléphone, et le lecteur doit faire défiler pour rien. La version mobile garde le nom, la fonction, l’entreprise et le numéro, et laisse tomber le reste. Ce qui doit être identique est l’information essentielle, pas la mise en page.
+ Travaillez-vous avec les entreprises de Granby à distance ?
Oui, et pour ce service c’est le mode normal. Nous demandons un message envoyé depuis chaque appareil que vous utilisez réellement, ce qui prend deux minutes et révèle immédiatement combien de versions circulent. Nous livrons ensuite les fichiers et la marche à suivre pour chaque environnement. Granby étant à moins d’une heure de Montréal, une rencontre reste possible quand le projet le justifie.
Parlons de vos courriels à Granby
Écrivez-nous trois fois : du bureau, du navigateur et du téléphone. C’est tout ce qu’il faut pour voir combien de versions de votre entreprise circulent déjà.