Votre papier à en-tête n’est pas conçu pour la page. Il est conçu pour l’enveloppe.
La plupart des en-têtes de lettre sont dessinés à l’écran, sur une page blanche, par quelqu’un qui regarde la feuille. C’est logique et c’est incomplet. Cette feuille sera pliée en trois et glissée dans une enveloppe dont la fenêtre décide, avant vous, de ce qui doit se trouver à quel endroit.
L’enveloppe arrive toujours après, et elle a le dernier mot
La séquence habituelle est presque toujours la même. On fait concevoir un papier à en-tête, on l’approuve à l’écran, on le fait imprimer en quantité. Puis quelqu’un commande des enveloppes, souvent chez un autre fournisseur, souvent des mois plus tard, et souvent au format le plus courant sans y penser.
C’est à ce moment que le problème apparaît, et il est irréversible. Le papier est déjà imprimé. Si le bloc d’adresse du destinataire ne tombe pas exactement en face de la fenêtre une fois la feuille pliée, il n’y a que deux issues : changer d’enveloppe, ou renoncer aux enveloppes à fenêtre et adresser chaque envoi à la main.
Une entreprise qui poste cinquante documents par mois a alors le choix entre jeter du papier ou ajouter une tâche manuelle à chaque envoi, pour les années à venir.
La zone d’adresse n’est pas une préférence graphique, elle est décrite
Postes Canada publie ses attentes pour les envois mécanisables, et leur lecture change la façon d’aborder la conception. Trois points en découlent directement.
Elle doit se trouver dans la zone d’adresse et rester assez grande pour que l’adresse de destination demeure lisible en entier, même lorsque le contenu de l’enveloppe se déplace pendant le transport. Cette dernière précision est la plus importante pour vous : le contenu bouge, donc la conception doit prévoir un espace autour du bloc d’adresse plutôt que de le caler au plus juste.
L’espace réservé à l’affranchissement, dans le coin supérieur droit, et les marges nécessaires au tri automatisé sont des surfaces sur lesquelles rien ne doit empiéter. Une séparation est également attendue entre l’adresse affichée et la mention de retour du coin supérieur gauche.
Une fenêtre supplémentaire au recto doit respecter des distances minimales par rapport aux bords, par rapport à la fenêtre principale et par rapport à la zone d’affranchissement. C’est faisable, et c’est une décision à prendre au début du projet, jamais à la fin.
Nous ne reproduisons pas ici la liste complète des mesures, parce qu’elle dépend du service postal utilisé et qu’elle évolue. Ce qu’il faut retenir est plus simple : ces contraintes existent, elles sont publiées, et elles se vérifient avant de dessiner plutôt qu’après avoir imprimé.
Trois décisions se prennent en même temps, ou pas du tout
Une fois la contrainte comprise, la conception d’un en-tête de lettre cesse d’être un exercice de mise en page pour devenir un exercice d’alignement. Trois décisions doivent être prises ensemble.
La hauteur de votre en-tête. Elle ne se choisit pas selon ce qui est joli, mais selon ce qui laisse la place au bloc d’adresse en face de la fenêtre une fois la feuille pliée. Un en-tête généreux qui descend trop bas repousse tout le reste, et le bloc d’adresse se retrouve à cheval sur le bord de la fenêtre.
La position du bloc d’adresse du destinataire. C’est le seul élément de votre papier dont la position n’est pas négociable. Tout le reste s’organise autour de lui.
La hauteur des plis. Un pli en trois ne donne pas nécessairement trois tiers égaux. Le décalage de quelques millimètres qui permet à la feuille de glisser facilement dans l’enveloppe déplace aussi tout le contenu par rapport à la fenêtre.
Ces trois décisions se valident sur un document réel, plié, glissé dans l’enveloppe que vous utiliserez vraiment. Pas à l’écran.
Ce que les entreprises d’ici nous demandent
Granby compte un tissu d’entreprises manufacturières, de commerces et de bureaux de services professionnels qui ont en commun d’avoir réduit leur courrier sans l’avoir supprimé. Ce qui reste est significatif, et c’est ce qui explique la nature des demandes.
La demande la plus fréquente n’est pas de créer un papier à en-tête, c’est d’en refaire un qui ne fonctionne plus. Souvent parce que l’entreprise a changé d’adresse ou de nom, parfois parce que le logo a été refait et que le papier est resté en arrière, régulièrement parce que quelqu’un s’est aperçu que les documents produits par le logiciel de comptabilité n’ont plus rien à voir avec ceux produits par le traitement de texte.
La deuxième demande la plus fréquente vient d’entreprises qui expédient des documents contractuels. Une entente, un avis, un état de compte. Ces envois-là sont ouverts, lus attentivement et souvent conservés des années dans un dossier. Ils justifient à eux seuls qu’on s’occupe correctement du papier sur lequel ils voyagent.
Nous commençons par vos enveloppes, pas par votre logo
Avant de dessiner quoi que ce soit, nous demandons trois choses : l’enveloppe que vous utilisez réellement, deux ou trois de vos documents postés les plus courants, et le nom du logiciel qui les produit.
L’enveloppe donne la position de la fenêtre. Les documents réels donnent la hauteur disponible, parce qu’un contrat de quatre pages et un avis d’une demi-page ne posent pas le même problème. Le logiciel indique ce que le gabarit devra respecter pour que le résultat imprimé corresponde à ce qui a été approuvé.
Ce que nous livrons ensuite est un ensemble : un fichier prêt pour l’impression du papier pré-imprimé si vous en voulez, un gabarit pour votre traitement de texte, et une version conçue pour les documents qui ne seront jamais imprimés. Les trois portent le même en-tête et respectent les mêmes zones.
Et nous vérifions le résultat sur une feuille pliée dans une vraie enveloppe avant de vous dire que c’est terminé.
En-tête de lettre à Granby
+ Faut-il choisir l’enveloppe avant de dessiner l’en-tête ?
Oui, et c’est l’inverse de ce qui se fait habituellement. L’enveloppe impose la position de la fenêtre, donc la position du bloc d’adresse sur la feuille, donc les hauteurs de pli, donc l’espace qui reste pour votre en-tête. Une entreprise qui dessine d’abord et choisit l’enveloppe ensuite se retrouve à devoir modifier l’un des deux, et c’est presque toujours le papier qui perd.
+ Notre logo peut-il apparaître dans la fenêtre de l’enveloppe ?
Ce n’est pas souhaitable. La fenêtre existe pour laisser voir l’adresse du destinataire, et tout ce qui s’y ajoute entre en concurrence avec elle. Postes Canada demande d’ailleurs qu’un espace soit laissé autour du bloc d’adresse pour absorber le déplacement du contenu pendant le transport, ce qui rend un logo placé dans cette zone imprévisible : il apparaîtra parfois entier, parfois coupé.
+ Utilisons-nous vraiment encore du courrier postal ?
Beaucoup moins qu’avant, et c’est justement pourquoi les envois qui restent comptent davantage. Ce qui part encore par la poste chez la plupart des entreprises de Granby, ce sont les documents qui engagent quelque chose, une entente signée, un avis, une réclamation, un état de compte. Ce sont les documents les plus lus de votre correspondance.
+ Peut-on utiliser le même en-tête pour les envois postaux et les documents envoyés par courriel ?
Oui, à condition de concevoir sur la contrainte la plus sévère des deux. Un document lu à l’écran n’a ni fenêtre ni zone de tri, alors qu’un document posté en a. Nous concevons donc à l’intérieur des contraintes postales, ce qui rend le même fichier utilisable dans les deux cas sans avoir à maintenir deux versions.
+ Combien d’exemplaires faut-il faire imprimer ?
Cela dépend de ce que votre papier contient. Un en-tête qui ne porte que le nom, le logo et l’adresse civique vieillit lentement et se commande en quantité. Un en-tête qui porte un nom de personne, un poste ou un numéro de téléphone direct périme dès le premier changement de personnel. Nous en tenons compte à la conception, en gardant ce qui bouge hors du papier pré-imprimé.
+ Que se passe-t-il si nos enveloppes changent de fournisseur ?
C’est le moment le plus risqué, parce que deux enveloppes du même format n’ont pas nécessairement leur fenêtre au même endroit. Avant de changer, il suffit de comparer la position de la fenêtre de la nouvelle enveloppe avec celle de l’ancienne, et de vérifier le résultat sur un document réel plié. C’est une vérification de cinq minutes qui évite de réimprimer une boîte complète de papier.
Parlons de vos documents à Granby
Apportez une enveloppe et deux documents que vous postez régulièrement. C’est tout ce qu’il faut pour savoir si votre papier et vos enveloppes s’entendent, et ce qu’il faudrait changer.