Vous êtes en congé. Votre entreprise répond quand même.
La réponse automatique d’absence est le seul message que votre entreprise envoie sans que personne ne l’ait relu. C’est aussi celui qui part le plus souvent sans logo, sans coordonnées et sans nom d’entreprise, parce qu’il n’est pas réglé au même endroit que votre signature.
Le courriel que vous n’avez pas écrit part quand même
Une entreprise fait concevoir une signature de courriel. Elle est posée sur les postes, elle porte le logo, les bonnes couleurs et les coordonnées. La question paraît réglée.
Puis arrive la première semaine de vacances, et un message part de votre boîte sans que vous soyez là. Il commence par « je suis absent jusqu’au », il donne une date, et il se termine sur le dernier mot de cette phrase. Rien d’autre. Pas de nom d’entreprise, pas de numéro, pas de logo, pas même la personne à joindre en attendant.
Ce n’est pas une erreur de configuration. C’est le comportement normal, et la documentation officielle de Microsoft l’explique par sa structure même. La signature se règle dans les paramètres du courrier, sous la section de rédaction et de réponse. La réponse automatique se règle ailleurs, dans les paramètres du compte, sous une section qui lui est propre. Ce sont deux endroits différents, avec deux champs différents.
La même documentation précise à quoi sert une signature : elle s’applique aux nouveaux messages et aux messages que vous rédigez en réponse ou en transfert. Une réponse automatique n’appartient à aucune de ces trois catégories. Ce n’est pas un message que vous rédigez au moment où il part, c’est un texte tapé d’avance qu’un serveur envoie à votre place.
Autrement dit, la seule chose qui pourrait mettre votre signature dans ce message, c’est vous, en la collant à la main dans le champ prévu pour le texte.
Trois moments où votre entreprise répond sans vous
Ce message n’est pas un cas rare. Dans une petite entreprise, il se déclenche trois fois par année de façon prévisible, et chaque fois au pire moment.
Les vacances de la construction. Une partie du Québec s’arrête, et une partie des clients en profite justement pour préparer la suite. Les demandes de soumission continuent d’entrer pendant que personne ne lit. La réponse automatique est alors le seul contact que ces gens ont avec vous pendant deux semaines.
La période des fêtes. Même mécanique, sur une durée plus longue encore, et avec un volume de messages de courtoisie qui déclenche la réponse en série.
La semaine de congé d’une seule personne. C’est le cas le plus fréquent et le moins surveillé. L’entreprise fonctionne normalement, mais une adresse répond automatiquement. Le client qui écrit à cette personne reçoit un mur, et il ne sait pas qu’il aurait pu écrire à quelqu’un d’autre le jour même.
Dans les trois cas, le message part vers l’extérieur. Il n’est pas lu par un collègue qui connaît déjà votre entreprise, il est lu par quelqu’un qui vous découvre ou qui hésite entre vous et un concurrent.
Une réponse d’absence n’est pas une signature raccourcie
Le réflexe, une fois le problème compris, est de coller la signature complète du bureau dans le champ du message d’absence. C’est mieux que rien, et ce n’est pas la bonne réponse.
Une réponse automatique a un travail précis à faire, et il n’est pas de vous présenter. Il est de dire trois choses en quelques secondes : que le message a bien été reçu, qui contacter maintenant si c’est urgent, et quand vous reprenez. Une signature complète, avec ses liens secondaires et ses mentions décoratives, noie ces trois informations.
La documentation de Microsoft prévoit d’ailleurs une distinction qui est presque toujours ignorée : il est possible de rédiger un second message, destiné uniquement aux personnes de l’extérieur de votre organisation. Ce sont deux textes différents pour deux publics différents, et un seul des deux sort de l’entreprise.
Le message interne peut rester bref et informel. Le message externe est celui qui compte, et c’est celui qui doit porter le nom de l’entreprise, un numéro cliquable, et le nom de la personne qui prend le relais. C’est aussi le seul des deux qui a besoin d’être écrit dans le ton de votre marque plutôt que dans celui d’un formulaire.
Une réponse d’absence bien faite tient en quatre lignes, et elle se lit sur un téléphone sans agrandir.
Une ville de trois arrondissements et de relations d’affaires longues
La Ville de Saguenay s’étale sur 1 165 kilomètres carrés et compte, selon ses propres données de population, un peu moins de 152 000 habitants répartis en trois arrondissements : Chicoutimi, le plus peuplé avec environ 70 000 personnes, Jonquière avec près de 63 000, et La Baie avec un peu plus de 19 000. La Ville reconnaît par ailleurs douze centres-villes et centralités sur son territoire, chacun portant une activité économique concentrée.
Ce n’est pas une statistique décorative, et elle explique une particularité locale. Une entreprise de Saguenay travaille rarement dans un seul de ces trois arrondissements. Son client est à Jonquière, son fournisseur à Chicoutimi, son chantier à La Baie, et une bonne partie de ses échanges se fait par écrit parce que les distances internes sont réelles.
Il en découle deux choses. D’abord, le courriel pèse plus lourd ici que dans une ville compacte, parce qu’il remplace souvent une visite. Ensuite, les relations d’affaires y sont longues et se construisent par recommandation, ce qui rend chaque contact écrit plus visible qu’ailleurs.
Une réponse automatique vide, envoyée à un client de l’autre arrondissement qui attendait une soumission avant la fin de la semaine, n’est donc pas un détail administratif. C’est un message d’entreprise, et c’est souvent le dernier avant que la personne appelle quelqu’un d’autre.
Nous commençons par la liste des envois automatiques, pas par le dessin
Avant de dessiner quoi que ce soit, nous établissons la liste de tout ce qui part de votre entreprise sans qu’un humain appuie sur envoyer. C’est une liste plus longue que ce que la plupart des dirigeants imaginent, et elle décide du travail à faire.
Nous concevons ensuite une famille de textes plutôt qu’un seul. Le modèle de signature complet pour les messages rédigés. Une version réduite, sans image, destinée aux messages d’absence et aux envois qui doivent rester légers. Et le texte du message d’absence lui-même, en version interne et en version externe, écrit dans le ton de votre entreprise.
Chaque personne reçoit sa variante. Le modèle ne bouge pas, seules changent les lignes qui lui appartiennent, soit son nom, sa fonction et le nom de la personne qui prend le relais quand elle est absente. C’est ce dernier point qui transforme un message de blocage en message utile.
Nous livrons enfin une marche à suivre illustrée pour poser chaque élément au bon endroit, en distinguant clairement le réglage de la signature et celui de la réponse automatique, puisque c’est justement leur confusion qui cause le problème. La pose se fait alors en quelques minutes, par les gens eux-mêmes, sans dépendre de nous chaque été.
Signature de courriel à Saguenay
Nous concevons la signature de courriel de votre entreprise et ses variantes, en respectant votre identité visuelle existante ou en la posant si elle n’est pas encore fixée.
La signature n’est jamais un support isolé. Elle arrive chez la même personne qui a vu votre véhicule, votre enseigne ou votre carte, et elle doit dire la même chose qu’eux. Si votre identité mérite d’être revue avant d’être déployée, la refonte de logo se traite en amont, et la création de logo reste le point de départ pour une entreprise qui démarre.
Nous produisons aussi les autres supports qui portent votre marque à Saguenay, notamment les cartes d’affaires, l’habillage de véhicule et les enseignes commerciales, ainsi que votre site internet, vers lequel une réponse automatique renvoie très souvent. Un même dossier de référence sert alors à tous ces supports, ce qui évite la dérive que l’on observe quand chaque fournisseur reçoit un fichier différent.
Questions fréquentes sur la réponse automatique
Pourquoi ma réponse automatique ne porte-t-elle pas ma signature ?
Parce que ce sont deux réglages distincts. La documentation officielle de Microsoft place la signature dans les paramètres de rédaction et de réponse du courrier, et la réponse automatique dans les paramètres du compte, à un tout autre endroit. La signature s’applique aux nouveaux messages et aux messages que vous rédigez en réponse ou en transfert. La réponse automatique n’est ni l’un ni l’autre : c’est un texte que vous avez tapé d’avance et que le serveur envoie à votre place.
Faut-il coller la signature complète dans le message d’absence ?
Non, pas la version complète. Une réponse automatique est courte et se lit souvent sur un téléphone. Il faut une version réduite, avec le nom de l’entreprise, la personne à joindre en votre absence et un numéro cliquable. Le reste, soit les mentions décoratives et les liens secondaires, alourdit un message que personne ne lit deux fois.
Faut-il deux messages différents pour l’interne et l’externe ?
Oui, et l’outil le permet. Microsoft prévoit explicitement un second message destiné aux personnes de l’extérieur de votre organisation. Le message interne peut rester informel. Le message externe est celui qui sort de l’entreprise, souvent vers un client qui ne vous a jamais vu, et c’est le seul des deux qui doit porter votre identité.
Un client peut-il recevoir cette réponse avant tout autre message de nous ?
Oui, et c’est le cas le plus coûteux. Une demande envoyée un vendredi soir ou pendant les vacances de la construction déclenche la réponse automatique avant qu’un humain ait lu quoi que ce soit. Pour ce client, ce message est votre première impression complète, et il arrive souvent sans logo, sans coordonnées et sans nom d’entreprise.
Desservez-vous les arrondissements de Jonquière et de La Baie ?
Oui. Nous servons l’ensemble du territoire de Saguenay, soit les arrondissements de Chicoutimi, de Jonquière et de La Baie. Le travail porte sur des gabarits et des marches à suivre, il se fait donc à distance dans la très grande majorité des cas, sans qu’un déplacement soit nécessaire.
Parlons de vos absences à Saguenay
Faites le test avant de nous appeler. Activez votre réponse automatique, écrivez-vous depuis une adresse personnelle qui n’appartient pas à l’entreprise, et regardez ce qui arrive. Si le message se termine sur le dernier mot de votre phrase, vous avez déjà la réponse.
Nous concevons le modèle, les variantes de chaque personne, la version réduite pour les envois automatiques et le texte des deux messages d’absence. Vous obtenez une seule chose au bout du compte : une entreprise qui se présente correctement même quand personne n’est là pour le faire.